Reglement

Reglement van Probusclub Geldermalsen

I Naam/vestiging

De club draagt de naam Probusclub Geldermalsen. Zij is gevestigd te Geldermalsen en is een club van mannen.

De club is aangesloten bij Stichting Probus Nederland

II Doel

De club heeft tot doel het bevorderen van saamhorigheid en vriendschap van (geheel of nagenoeg geheel) postactieven, die een maatschappelijke funktie hebben vervuld en die, ieder vanuit een persoonlijke, intellectuele en maatschappelijke achtergrond, waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van elkaar, waarbij onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en interesse, verruiming van inzicht, alsmede ontspanning, bindende elementen zijn.
De club tracht haar doel te bereiken door de tweewekelijkse lunchbijeenkomsten met een inleiding, alsmede door excursies en andere activiteiten. Tevens worden de partners van de leden en dames van oud-leden enkele keren per jaar bij een aantal activiteiten betrokken.

III Oprichtingsdatum

De club is opgericht op 17 mei 1993.

Het clubjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

IV Geldmiddelen

De inkomsten bestaan uit contributies van de leden en uit eventuele andere inkomsten.

Het bestuur bepaalt de wijze van contributiebetaling.

De hoogte van de contributie wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur en geldt voor het nieuwe clubjaar.

Niet meer actieve leden zijn vrijgesteld van betalen van de contributie.

V Leden

Uitsluitend op uitnodiging kunnen mannen van tenminste 55 jaar lid worden. Zij moeten woonachtig zijn in de regio of binding hebben met de regio. De club streeft naar een zekere spreiding in beroepen, activiteiten, interesses e.d.
Een lid onderschrijft het reglement bij het aanvaarden van het lidmaatschap en erkent door het aanvaarden ervan de noodzakelijkheid van het regelmatig deel nemen aan de bijeenkomsten
De club komt tweewekelijks bij elkaar, op maandag, maar niet op feestdagen.
Het aantal leden bedraagt maximaal 30. Ieder lid moet bereid zijn tenminste één keer elke funktie in het bestuur of commissie te vervullen.
Het lidmaatschap eindigt door overlijden, schriftelijke opzegging of royement door de algemene ledenvergadering.

Een besluit tot royement kan uitsluitend worden genomen op voorstel van het bestuur op grond van ernstige bezwaren. Ten minste 5 leden moeten schriftelijk bij het bestuur een voordracht tot royement indienen, Voor het besluit tot royement moet tenminste 14 dagen tevoren een extra algemene ledenvergadering bijeen worden geroepen.
Een besluit tot royement kan slechts worden genomen als tenminste drie vierde van het totaal aantal leden aanwezig is en met een meerderheid van drie vierde van de schriftelijk uitgebrachte stemmen.
Het voor royement voorgedragen lid wordt daarvan tijdig door het bestuur op de hoogte gebracht en in de gelegenheid gesteld schriftelijk een reactie te geven, die in bovengenoemde vergadering ter kennis van de aanwezigen wordt gebracht. Hij kan de vergadering wel of niet bijwonen.
Het besluit van de algemene ledenvergadering wordt betrokkene schriftelijk meegedeeld. Tegen dit besluit is geen beroep mogelijk.

VI Niet-leden

Introductie van niet-leden kan slechts plaatsvinden in overleg met de voorzitter.

VII Ledenwerving

De ledencommissie heeft tot taak de voordracht van nieuwe leden voor te bereiden en het bestuur te adviseren.
Ieder lid kan bij het bestuur schriftelijk een nieuw lid voordragen. Deze voordracht moet vergezeld gaan van relevante informatie over het kandidaat-lid en waarom hij de persoon voordraagt. Het bestuur verzoekt de ledencommissie de voorgedragen persoon te beoordelen.
Het bestuur brengt het voorstel , als het een positieve waardering krijgt, ter kennis aan de leden, mits er geen niet-leden aanwezig zijn. Dit onder vertrouwelijke vermelding van de identiteit van het kandidaat-lid.
Ieder lid kan vervolgens schriftelijk bezwaren indienen bij het bestuur. Het voorstel wordt ingetrokken indien twee of meer leden bezwaren hebben tegen het kandidaat-lid en zelfs, indien één lid door het bestuur erkende onoverkomelijke bezwaren tegen het kandidaat-lid heeft.
Het kandidaat-lid zal in de volgende ledenbijeenkomst nogmaals onder de aandacht worden gebracht. Indien er gedurende deze tussenliggende periode geen bezwaren zijn ingebracht wordt de procedure afgesloten en wordt de ledencommissie verzocht het kandidaat-lid te bezoeken en hem te vragen lid te worden van de club.
Een kandidaat-lid kan, alvorens over de uitnodiging te beslissen, enkele kennismakingsbezoeken aan de club te brengen.

VIII Algemene ledenvergadering

In de maand december wordt de algemene ledenvergadering gehouden. Tenminste 7 dagen voor deze vergadering ontvangen de leden: de agenda, een jaarverslag van de in het afgelopen jaar gehouden bijeenkomsten en een financieel verslag van het afgelopen jaar.
In de algemene ledenvergadering vindt tevens de bestuurswisseling plaats.
In de algemene vergadering worden besluiten genomen met een drie vierde meerderheid van stemmen.
Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen schriftelijk. Leden kunnen indien zij de vergadering niet kunnen bijwonen, een medelid machtigen voor hem een stem uit te brengen. Van zodanige machtiging moet aan de secretaris een schriftelijke bevestiging voor aanvang van de vergadering worden gegeven. Een lid kan slechts 1 machtiging hebben.

IX Het bestuur,taken en bevoegdheden

Het bestuur is belast met het besturen van de club.
De club wordt vertegenwoordigd door voorzitter en secretaris. Bij ontstentenis van de secretaris tezamen met de inkomend secretaris.
Het bestuur kan zich in de uitoefening van zijn taak doen bijstaan door een of meer commissies.
De voorzitter leidt de bijeenkomsten en vergaderingen. Hij vertegenwoordigt de club bij officiële gelegenheden en ontvangsten.
De secretaris verzorgt de bij de funktie behorende werkzaamheden en houdt historisch overzicht in korte verslagen van de bijeenkomsten, het agenderen en notuleren van de vergaderingen en draagt zorg voor het jaarverslag. Tevens doet hij uitnodigingen van en namens het bestuur uitgaan.
Het bestuur bestaat uit de voorzitter en de inkomend voorzitter, de secretaris en de inkomend secretaris, de 1e penningmeester, de 2e penningmeester, de voorzitter van de activiteitencommissie en de voorzitter van de ledencommissie. De inkomende funktionarissen volgen op de algemene ledenvergadering de voorzitter en secretaris op. Zij kiezen zelf tijdig hun, voor het volgende clubjaar, inkomende plaatsvervanger.
De zittingsduur van voorzitter en secretaris is één jaar. Die van de 1e en 2e penningmeester is 3 jaar. Met dien verstande dat de 2e penningmeester na zijn 3 jaar 1e penningmeester wordt.

X Activiteitencommissie

De activiteitencommissie bestaat uit 2 leden. Zij heeft tot taak het programma van bijeenkomsten, inleidingen, excursies enz. voor te bereiden.
De commissieleden worden door de algemene ledenvergadering benoemd voor een periode van twee jaar, met dien verstande dat elk jaar één lid aftreedt. Het niet aftredende lid treedt in het nieuwe clubjaar op als voorzitter van de activiteitencommissie en is als zodanig lid van het bestuur.

XI Ledencommissie

De ledencommissie bestaat uit 2 leden.
De commissieleden worden door de algemene ledenvergadering gekozen voor een periode van twee jaar, met dien verstande dat elk jaar één lid aftreedt. Het niet aftredende lid treedt in het nieuwe clubjaar op als voorzitter van de ledencommissie en is als zodanig lid van het bestuur.

XII Kascontrolecommissie

De algemene ledenvergadering kiest jaarlijks een kascontrolecommissie bestaande uit 2 leden, niet zijnde bestuursleden. Jaarlijks treedt het langst zittende lid af en wordt een nieuw lid benoemd.

De kascontrolecommissie zal op de algemene ledenvergadering over het voorgaande clubjaar verslag uitbrengen omtrent het gevoerde financieel beheer van de penningmeester.

Na goedkeuring door de ledenvergadering wordt de penningmeester gedechargeerd voor het gevoerde beheer

XIII Privacy

Bij aanvaarding van het lidmaatschap verstrekt een lid de navolgende persoonsgegevens: naam, roepnaam, geboortedatum, datum aanvang lidmaatschap, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres en roepnaam echtgenote/partner.

Wanneer het lidmaatschap eindigt verwijdert de beheerder van deze gegevens bovenvermelde gegevens uit het bestand. Wel worden deze gegevens opgeslagen in het archief.

De secretarisis de beheerder van het ledenbestand. Hij bewaart deze gegevens in een beveiligd digitaal bestand. Hij stelt dit niet ter beschikking aan derden.
De webmasterplaatst het ledenbestand op de beveiligde website van Probus Geldermalsen. De leden kunnen inloggen op deze beveiligde website en kennisnemen van de daar opgeslagen gegevens zowel van henzelf als die van de andere leden.
De ledenvan Probusclub Geldermalsen gaan zorgvuldig om met de voor hen toegankelijke gegevens. Deze worden alleen gebruikt voor onderlinge communicatie, tenzij met toestemming van de beheerder c.q. het betrokken lid.
Foto’sen andere informatie over leden worden in principe alleen op de (besloten) website geplaatst. Hiervoor is geen expliciete toestemming van betrokkene vereist.
De penningmeester bewaart in eigen beheer de betalingen van de leden. Hoewel deze administratie toegang geeft tot banknummers, worden deze niet geadministreerd.
De overdracht van het club-secretariaat houdt ook in de borging van deze afspraken betreffende privacy, alsmede de overdracht van de beveiligde bestanden.

XIV Wijziging reglement

Besluiten tot wijziging van het reglement kunnen slechts worden genomen in een daartoe bijeengeroepen vergadering waarbij tenminste twee derde van het totaal aantal leden aanwezig is en wel met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is dient het bestuur een nieuwe vergadering uit te schrijven, welke vergadering dan kan besluiten ongeacht het aantal aanwezige leden.

Het oproepen voor deze vergaderingen moet tenminste 10 dagen van tevoren geschieden met vermelding van de tekst van de voorgestelde wijziging.

XV Ontbinding van de club

Voor het besluit tot ontbinding is het bepaalde in artikel XIV van toepassing. In het besluit tot ontbinding wordt tevens vastgesteld hoe zal worden gehandeld ten aanzien van tegoeden, bezittingen en schulden van de club.

XVI Onvoorzien

In die gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Vastgesteld op 2 april 2012,

De voorzitter : C. A. Kraal De secretaris: A.Bronkhorst

Gewijzigd op 15 juli 2019

De Voorzitter: W.Neef De secretaris: J.W.Boon

Gewijzigd op 1 juni 2020

De Voorzitter: W.Neef De secretaris: J.W.Boon